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Super Guide Gmail – Partie 4: Paramétrages et personnalisation

Alexandre Carlier

Alexandre Carlier

  • Mise à jour:

Gmail est le webmail puissant et populaire de chez Google. Pionnier en matière d’espace de stockage à rallonge et de fonctionnalités révolutionnaires, Gmail peut paraître un peu brouillon pour l’utilisateur novice qui ne sait pas bien où attaquer lorsqu’il se crée un compte.

OnSoftware vous explique tout ce qu’il faut savoir sur Gmail pour parfaitement organiser votre nouvelle boîte email.

Partie 4: Paramétrages et personnalisation


Dans la quatrième partie de ce dossier, nous allons entrer dans les paramètres du compte et personnaliser au maximum chaque aspect de Gmail, pour le boîte réponde parfaitement à vos besoins.

Lire la Partie 1: Présentation de l’interface

Lire la Partie 2: Lire et écrire des emails

Lire la Partie 3: Libellés et Messagerie instantanée

Lire la Partie 5: Gestion des contacts et des tâches

Où sont les paramètres de Gmail?

Ils sont simplement en haut à droite de l’interface principale, en cliquant sur le logo en forme de rouage. Ici, vous accédez à de nombreuses nouvelles possibilités qui permettent de paramétrer Gmail à votre convenance.

Dans l’ordre, il est possible de:

  • Concentrer l’affichage des messages ou au contraire rendre la page plus respirable (Densité d’affichage, comme le montre cette image comparative)
  • Accéder aux paramètres généraux de Gmail
  • Changer le thème de Gmail pour le rendre plus joli
  • Signaler un bug de fonctionnement aux équipes de Google
  • Accéder à l’aide sur le fonctionnement de Gmail et ses éventuels dysfonctionnements

Allons faire un tour dans les Paramètres et les différents onglets qui le composent.

Général

  • Changer la langue de Gmail
  • Changer le nombre de messages (de 10 à 100) et le nombre de contacts (de 50 à 250) qui s’affichent sur chaque page Gmail
  • Activer les raccourcis clavier permettant de faciliter le contrôle de Gmail (création de nouvel email, passer à la conversation précédente, marquer comme important, etc.)
  • Demander confirmation avant de charger le contenu d’un email (sauf si l’expéditeur fait partie de vos contacts), pour optimiser le temps de chargement
  • Activer ou non la connexion sécurisée via le protocole https
  • Activer ou non le mode conversation, à savoir regrouper les emails d’une même conversation dans une seul et même ligne. Dans ce cas, un chiffre entre parenthèse indiquera le nombre de messages contenus dans cette conversation.
  • Personnaliser les icônes de suivi et d’importance (étoiles). Il est possible de changer la couleur de l’icône par exemple. Si vous en sélectionnez plusieurs, il suffira ensuite de cliquer plusieurs fois sur l’étoile pour la faire changer de couleur.
  • Autoriser l’affichage de notification en cas de nouvel email, mais cela ne fonctionne actuellement que si vous utilisez Google Chrome comme navigateur
  • Afficher les boutons de tri dans l’interface principale (voir Partie 1) sous la forme de texte ou d’icônes
  • Afficher l’image de son profil pour tout le monde ou seulement chez les personnes avec lesquelles vous voulez discuter via la messagerie instantanée
  • Afficher ou nom les informations de l’expéditeur dans la colonne de droite dans les emails
  • Activer ou non les suggestions de noms de contacts lorsque vous commencez à taper un nom dans la barre d’adresse (voir Partie 2)
  • Demander l’affichage d’annonces plus pertinentes (si vous trouvez que les pubs présentes dans l’interface de Google sont souvent à côté de la plaque)
  • Définir une signature automatique pour tous vos emails. Il suffit de taper le texte et changer sa mise en forme grâce aux mêmes outils de personnalisation que lors de l’écriture d’un email
  • Différencier grâce à une mini-flèche si le mail que j’ai reçu n’a été envoyé qu’à moi ou à une liste de contacts. Pratique pour repérer du spam ou pour voir rapidement les messages qui sont personnels
  • Afficher ou non un aperçu des messages. Par défaut, la première ligne de l’email apparaît dans l’interface, mais il est possible de la rendre invisible
  • Définir un gestionnaire d’absence. Si vous n’êtes pas apte à répondre à vos emails durant les prochains jours, Gmail permet d’écrire une réponse automatique spécifique pour expliquer aux contacts qui vous envoient des messages durant votre absence que vous ne pourrez répondre tout de suite. Il suffit d’indiquer la date de départ et de retour et écrire le message
  • Coder ou non le message (utile si certains de vos contacts n’ont pas un affichage optimal de vos emails)
  • Libellés

    Cela vous permet de gérer chaque libellé et dossier que comporte la colonne de gauche. Il peut s’agir des libellés que vous avez créé (Voir Partie 3) mais aussi des dossiers pré-existants comme les messages suivis et importants, les brouillons, etc.

    Chacun d’entre eux peut être affiché ou masqué. C’est vous qui décidez en cochant l’option adéquate sur la même ligne. Ceux que vous avez créés comportent 2 options supplémentaires: “Afficher si non lus” qui ne fait apparaître le dossier que si certains éléments n’ont pas encore été lus, et “Afficher dans la liste des messages” pour afficher ses emails uniquement dans ce dossier ou dans la Boîte de réception également.

    Dans cette partie de Gmail, il est aussi possible de créer, modifier et supprimer un libellé, en bas de page.

    Boîte de réception

    Cette partie des paramètres permet de changer l’organisation des messages dans la Boîte de réception, comme il est aussi possible de le faire en cliquant sur la petite flèche à côté (comme expliqué dans la Partie 1 de ce dossier). Vous pouvez ainsi faire apparaître les messages importants ou suivis en premier, les non-lus ou encore demander à Gmail de trier intelligemment ces emails par ordre d’importance (selon son jugement et l’historique de vos actions).

    Vous pouvez également activer ou désactiver les tags. Vous pouvez désactiver cette fonction dans la partie “Marqueurs d’importance“.

    [youtube]https://www.youtube.com/watch?v=ekBAaWCYqDo[/youtube]

    C’est dans cette partie aussi que vous pouvez activer ou désactiver les filtres qui trient les messages. Cela permet notamment d’éviter que des messages se perdent dans le Spam.

    Comptes et importation

    Il s’agit là d’une partie très importante des paramètres, puisqu’elle permet notamment de changer son mot de passe Gmail, ou simplement modifier les options qui permettent de récupérer son mot de passe si vous ne vous en souvenez plus.

    Si vous migrez depuis une autre messagerie (Yahoo!, Hotmail, oups je voulais dire Outlook.com, etc.), il est possible sur cette page d’importer les courriers et les contacts qui étaient enregistrés sur l’ancien compte. Tout est guidé sous forme d’étapes. Impossible de se tromper.

    Dans la partie “Envoyer des emails en tant que“, il est possible de choisir le nom d’utilisateur et l’adresse email depuis laquelle vos réponses seront envoyées (à condition que cette adresse soit bien la vôtre, un message de vérification y est envoyée instantanément)

    Vous possédez plusieurs adresses email et souhaitez tout lire sur le même compte Gmail? Aucun problème, vous êtes sur la bonne page. Allez plus précisément sur l’option “Consulter les messages des autres comptes“. Vous pouvez en ajouter jusqu’à 5. Seule contrainte, il doit s’agir d’un compte utilisant le protocole POP3.

    La page permet également de passer son compte Gmail en compte professionnel et ainsi relier vos employés avec les outils de Google.

    Déléguer l’accès à son compte, c’est possible, en cas d’absence ou d’indisponibilité. Il suffit d’indiquer son adresse en cliquant sur “Ajouter un autre compte“. Cela lui permettra ensuite de lire, supprimer et répondre en votre nom. En revanche, aucune modification des paramètres n’est autorisée de sa part.

    Enfin, si la boîte Gmail que vous utilisez devient trop petite, il est possible d’acheter de l’espace de stockage supplémentaire. Gmail propose actuellement 10 Go gratuits. Les options sont payantes mais permettent de monter jusqu’à 16 To.

    Filtres

    Les filtres sont à Gmail ce que les règles sont à Outlook. Il s’agit de faire un lien entre le contenu de certains messages (emails contenant le mot “haricot” par exemple ou envoyé par mon ami Fabien…) et un dossier dans lequel lesdits messages viennent se ranger automatiquement. Très pratique pour faire du tri automatique.

    Dans l’onglet Filtres, vous pouvez créer de nouvelles règles de ce genre, en importer depuis un fichier de votre ordinateur, ou modifier ceux qui existent déjà.

    Pour créer un filtre, il suffit de cliquer sur le bouton nommé “Créer un filtre“. Une fenêtre s’ouvre sous le champs du moteur de recherche interne à Gmail. Il ne reste plus ensuite qu’à définir les paramètres de filtrage (nom de l’expéditeur, objet, contenant des mots spécifiques, etc.) ainsi que l’action qui en découle dans la fenêtre suivante (tri dans un libellé, effacer, suivi, etc.). Simple comme bonjour.

    Transfert et POP/IMAP

    Gmail offre la possibilité de transférer automatiquement les emails qui arrivent sur votre boîte vers une autre adresse. C’est ce que permet l’option Transfert.

    POP et IMAP sont deux protocoles qui permettent de télécharger les emails stockés sur les serveurs de Gmail sur un client email de bureau, tel que Outlook ou Thunderbird par exemple ou d’autres (Liste exhaustive sur les pages de Google).

    Il existe une petite différence entre les deux protocoles: IMAP permet de synchroniser les actions que vous réalisez dans ce type de client avec ce qui se passe sur votre compte en ligne. Par exemple, si vous supprimez un message dans Outlook, il sera aussi supprimé sur Gmail.

    La page transfert et POP/IMPA permet de gérer les paramètres de cette synchronisation.

    Chat

    La messagerie instantanée de Gmail, détaillé dans la Partie 3 de ce dossier, peut elle aussi être paramétrée. En premier lieu, vous pouvez tout simplement désactiver le chat de Gmail, si vous en ressentez le besoin. Il est également possible d’enregistrer ou pas l’historique des conversations. Cela peut économiser de l’espace certes, mais il est parfois bon de garder une trace de certaines conversations.

    Gmail permet de passer des appels téléphoniques (comme Skype par exemple). C’est sous cet onglet que cela se paramètre. Il suffit de définir son pays par défaut, bien consulter les grilles de tarif, créditer son compte dans l’interface du clavier numérique et le tour est joué. Il faut avoir au préalable installé Google Voice (en cliquant sur le bouton en forme de téléphone, dans la partie Chat de la colonne de gauche).

    Vous pouvez permettre à Gmail d’ajouter lui-même les contacts avec lesquels vous échangez de nombreux emails, même s’ils ne font pas partie de votre répertoire. Vous pouvez aussi lui dire de ne pas le faire dans la partie “Ajouter automatiquement les contacts suggérés”.

    Il est possible de désactiver le son des nouveaux messages de chat reçus et désactiver les smileys disponibles dans la fenêtre de chat.

    Extraits du Web

    Aussi étrange que cela puisse paraître, cette fonction ne peut plus être paramétrée. Elle permettait de définir une liste de sites internet favoris dont les news s’affichaient en haut de l’interface principale de Gmail.

    Labos

    Voilà une partie terriblement intéressante pour les utilisateurs avancés de Gmail. Elle permet en effet d’accéder à des fonctionnalités qui ne sont pas encore mises en place sur Gmail, mais qui pourraient l’être prochainement si elles se montrent satisfaisantes aux yeux du public.

    Les testeurs, c’est vous! Il suffit de parcourir la liste des possibilités pour activer celle(s) qui vous convien(nen)t. Actuellement, vous pouvez y trouver les fonctionnalités suivantes:

    • Répondre à tous par défaut
    • Annuler l’envoi d’un message dans les secondes qui suivent
    • Aperçu du message en pop-up en passant la souris dessus
    • Ajout d’un bouton Marquer comme lu
    • Ajout du nombre de messages non lus dans l’icône de l’onglet Gmail dans le navigateur
    • Et bien d’autres encore qui n’attendent que vous 🙂

      Hors-connexion

      Cette fonctionnalité permet simplement d’installer une version de Gmail qui permet de travailler dans Gmail sans connexion internet et d’appliquer les changements apportés lorsqu’une connexion est de nouveau détectée.

      Thèmes

      Si vous trouvez l’interface de Gmail peu accueillante et terne, rien de tel que cet onglet pour donner un peu de couleur à tout ça. 36 thèmes sont disponibles, prêt à l’emploi. Un clic dessus suffit à la mettre en place.

      Il est aussi possible de personnaliser complètement l’interface avec une photo personnelle, sur votre ordinateur ou prise avec votre portable. Tout est bon. Il suffit de descendre un peu dans la page et cliquer sur l’une des deux icônes dans la catégorie “Thèmes personnalisés” et de suivre le guide.

      Dans la partie 5 de ce dossier, nous rentrerons sur la page des Contacts pour apprendre à les enregistrer, les trier ou que sais-je encore.

      Lire la Partie 1: Présentation de l’interface

      Lire la Partie 2: Lire et écrire des emails

      Lire la Partie 3: Libellés et Messagerie instantanée

      Lire la Partie 5: Gestion des contacts et des tâches

      Saviez-vous qu’il était possible de paramétrer Gmail à ce point? Y a-t-il un point sur lequel vous avez besoin de précisions? Peut-être connaissez-vous d’autres astuces qui nous ont échappé? Quelles questions vous posez-vous sur Gmail et son fonctionnement? Votre avis nous intéresse dans les commentaires de ce billet.

Alexandre Carlier

Alexandre Carlier

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